プロマネ試験(午後Ⅱ)対策:実際の問題を解く!(令和2年問2)

午後Ⅱ問題対策
スポンサーリンク
セイジュン
セイジュン

午前Ⅱ(論文)対策。過去問題を使って、解法の流れを確認していくシリーズ、続けます。今回は令和2年(20220年)から、プロマネ午後Ⅱの問2です。

こんにちは!セイジュン@エンジニア応援隊(@39Seijun)です。論文の解法については、こちら午後Ⅱ対策でまとめました。今回は、ちょっとさかのぼります、令和2年(2020年)の問題でプロット作成をやってみます。

論文対策は書く事、そしてそれを他者に採点してもらう事。一番良いのは、模試か通信教育の受講です。2023年度版の模試・通信教育情報、こちらの記事でまとめました。併せて是非!

タイトルは「システム開発プロジェクトにおけるリスクのマネジメントについて」です。プロジェクトマネージャーがマネジメント(翻訳するなら「管理」が妥当でしょうね)する幾多の項目の中で、やっぱり筆頭、少なくとも五指に入る「リスクマネジメント」についてです。タイトルを確認しただけの段階ですが、王道の設問ですかね。

では、いつも通り、先に設問ア~ウを抜粋、確認していきましょう。

設問ア あなたが携わったシステム開発プロジェクトにけるプロジェクトの特徴と目標、外部のステークホルダに起因するプロジェクトの目標の達成にマイナスの影響を与えると計画時に特定した様々なリスク、及びこれらのリスクを特定した理由について、800字以内で述べよ。
設問イ 設問アで述べた様々なリスクについてどのように評価し、どのような対応策を策定したか。また、リスクをどのような方法で監視したか。800字以上、1,600字以内で具体的に述べよ。
設問ウ 設問イで述べたリスクへの対応策とリスクの監視の実施状況、及び今後の改善点について、600字以上1,200字以内で具体的に述べよ。

さて、問の本文を読む前に、論文の骨組み(プロット)を、設問ア~ウに沿って作成してみましょう。設問での文字数指示から凡その文字数も補記してみます。

 

1.私が携わったシステム開発プロジェクト・・・設問ア(800字以内の指示に応える)

1.1.プロジェクトの特徴と目標(200字)

1.2.外部のステークホルダに起因するPJ目標の達成にマイナスの影響を与えると計画時に特定したリスク(400字)

1.3.リスクを特定した事由(200字)

 

2.リスクに対する評価・対応策と監視・・・設問イ(800字以上1,600字以内の指示に対して、1,200字を想定)

2.1.リスクに対する評価(400字)

2.2.リスクへの対応策の策定(400字)

2.3.リスクの監視(400字)

 

3.リスクの対応策と監視の状況及び改善策・・・設問ウ(600字以上1,200字以内の指示に対して、800字)

3.1.リスクの対応策と監視の状況(400字)

3.2.今後の改善策(400字)

 

どうでしょう。凡そのバランス、こんな感じではないでしょうか。設問ア~ウの表現が細かい部分もあり、プロットの書きっぷりもまどろっこしくなってしまっている部分もあり恐縮です。この後、本文を見ていくことで補足します。

では問い本文をざっと見ていきましょう。

第1パラグラフを使って、PMのリスクマネジメントについて、前提を記載しています。曰く、

・PMは、PJ計画時に、PJの目標達成に影響を与えるリスクへの対応を検討する

・PJの実行中は、リスクへ対処することでPJの目標達成に寄与する

まあ、当たり前ですね。タイトルでも「リスクをマネジメントする」と書いてありますが、何についてのリスクか書いてないから、この時点ではまだもどかしいです。そのもどかしさは、次の第2パラグラフで解決します。

第2パラグラフの冒頭から、以下の論旨が展開されます。

・PJチーム外のステークホルダ(以下、A氏)は、PMの指揮下にいないので、A氏に起因するPJ目標達成にマイナスに作用する問題が起きても、するに分からない懸念あり。

・その防止のため、PMは計画時にステークホルダ分析の結果や自信の経験などからA氏に起因するPJ目標達成にマイナスの影響を与えるリスクを特定する。

・そのリスクの発生確率や影響度を測定するなど、リスクを評価し対応の優先順位を決定。

・以上、リスクへの対応策と顕在化時のコンチプランを策定。

はい。ここまでが第2パラグラフ。続く第3パラグラフは、

・PJ実行時は、A氏起因のリスクへの対応策を実施。

・顕在化を判断する指標に基づき状況を注視。

以上です。

先程、何についてのリスクか、第1パラグラフでは分からないと書きましたが、ここまでくると、「なーんだ、外部のステークホルダか」と分かります。

そして、本問もアルアルですね。本問では、「PJ外部のステークホルダ」と書いており、先程のサマリではA氏と書きましたが複数人の可能性もあり、性別は関係ありません。PJ外部なので、顧客やユーザー部門など開発PJ外、PM指揮下外ということになります。

もっと平たく言えば、「声のデカいやつ」「パワハラ」「ほら、またA氏が寝ころんでるよ」とかいったたぐいの話です。

PJへの参画経験、あるいはPMでの苦労を積んできた皆さんなら何となく「ああ、あの人か」みたいに想像のつく場面もあったかも知れません。

と。。。「経験はあっても、その対策ってどうしたかな~」とハタと考えてしまいますね。単に愚痴話を書いても合格論文にはなりません。

実際にプロットに当てはめながら考えてみましょうか。

1.私が携わったシステム開発プロジェクト

1.1.プロジェクトの特徴と目標

ここは今回(略)にします。

1.2.外部のステークホルダに起因するPJ目標の達成にマイナスの影響を与えると計画時に特定したリスク

・ユーザ部の長である〇〇部門の担当役員が稼働後のシステムオーナーであり、開発チーム外のステークホルダである

・同氏は、開発期間中、本業で多忙であることが懸念される

・また、ITリテラシが不明(「低い」とは書けないかな)

・よって、PJチェックポイントにおいて同氏から工程完了の判断を得られないリスク

1.3.リスクを特定した理由

・PJ計画時に策定したpJ憲章で、ユーザ部の長による承認が工程完了でマスト

・過去の事例でも、ステークホルダの納得が得られず遅延したPJあり

2.リスクに対する評価・対応策と監視

2.1.リスクに対する評価

・本PJでのユーザ部の承認はPJ憲章のプロセス上マスト以上に、稼働後の運用時にも良好な関係を構築するためにも必要

・開発期間には十分なバッファあると言えず円滑な進捗はPJ成功の鍵

2.2.リスクへの対応策の策定

・平時から月次進捗会議結果はユーザ部にも回覧、承認を得る

・工程完了報告を行う事前にステークホルダと個別打合せブッキング、説明実施

・残り3つ浮かぶが、記載するか否か迷いどころ(後述)

2.3.リスクの監視

・月次進捗会へのステークホルダ出席率の監視

・PJ推進途上でステークホルダとの面談を行い、PJへの理解度を監視

3.リスクの対応策と監視の状況及び改善策

3.1.リスクの対応策と監視の状況

・ステークホルダのPJ理解も深化

・面談を通じ、双方の要望等も良好なコミュ

3.2.今後の改善策

・ユーザ部次席とも同様に関係構築中。ステークホルダの間食の裏取りを進める

 

いかがでしょうか。

本問は、冒頭に「リスクのマネジメントについて」と始まっていますが、本文を読んでいくと「ステークホルダとのコミュニケーション(のリスク)について」であると分かってきました。座学的な系統だったリスク管理の手法などではちょっと物足りず、やはり経験・実例が重要になって来そうです。

先程のプロットの中で、対策として「あと3点」と書いたのは、例えば、

・先方ステークホルダの、更に上席・経営層とも面談しおく

→ いざとなったら「上から落としてもらう」

・会議時の録画・録音

→ 後日、書面で回覧・承認を得ようとした際に最悪なのは「そういう意味で読み取れない」と言ってくること。その時のために録画・録音をしておく

・開発中断・凍結等に陥った場合の訴訟対策

→ 社内ITであれば、「開発中断・凍結」が最悪のシナリオですが、対外IT(いわゆる受託開発・SI)の場合は、最悪は訴訟になることですので、それに向けた対策をする

みたいなことも、状況によっては考えられるかなと思います。実際の事例(日経コンピュータなどで見受けられますね)では、訴訟の事例・記事などもチラホラ拝見します。

まあ、ここまで生々しく書くか否か、なかなか判断が難しいところではありますが。。。

 

最後にもう一つ。今回は「リスク管理」と思いきや「ステークホルダとのコミュ」だったと思いますが、一般に「リスク」として管理すべき項目、パッと4~5個くらいは思い浮かべられますか。

まずは、QCDですね。Q:品質、C:コスト・予算、D:デリバリ・納期。

あとは今回のようにヒューマン・コミュニケーション。

昨今では顕在化率が高い調達リスク(半導体需給の影響ですね)もありますね。

それぞれについて、今回の問題のように、リスク把握・対策・監視という一連のプロセスを設定しておくと、もしかしてドンピシャ問題来た時にいいかも、です。

 

今回はここまで、です。皆さんの学習の一助になりましたら。では、また次回!

タイトルとURLをコピーしました